Hvordan få mer gjort med mindre arbeid

Opprinnelig publisert på JOTFORM.COM

Jeg kommer til å fortelle deg noe om produktivitet som de topprangerende Medium-forfatterne og berømte oppstarts-guruer ikke vil.

Det er ikke noe hack du vil lese i den siste Lifehacker-overskriften, eller se blant de beste #lifehacks-tweets.

I stedet er det en teknikk som, når den er integrert i din bedriftskultur, vil føre til produktivitet.

Det er dette: Hvil.

Forsker og Silicon Valley-konsulent Alex Soojung-Kim Pang skrev bokstavelig talt boken om viktigheten av å balansere arbeid med hvile - Hvil: Hvorfor får du mer gjort når du jobber mindre.

I den forklarer han at for at arbeid skal fungere, må det også være hvile:

“Hvil er ikke denne valgfrie restaktiviteten.
Arbeid og hvile er faktisk partnere. De er som forskjellige deler av en bølge. Du kan ikke ha det høye uten det lave.
Jo bedre du hviler, jo bedre vil du jobbe. ”

Jada, hvis du jobber i en lengre periode, er du nødt til å gi flere resultater. Men "produksjon" tilsvarer ikke alltid "produktivitet." Spesielt ikke den bærekraftige og repeterbare typen du ønsker hos bedriften din.

Både mine personlige erfaringer og 12 år med å bygge JotForm, har lært meg at når du først har lært å balansere arbeid med gjenopprettende hvile - vil produktiviteten skyte opp igjen.

Tenk på det på denne måten: Hvis du er på vei og kjører et kjøretøy i timevis uten hvile, vil du til slutt bli lei. Øyelokkene dine vil synke. Du begynner å svinge.

Du vil være en trussel mot samfunnet.

Selv om det er mindre livstruende i de fleste tilfeller, vil arbeid uten hvile føre til at du gjør like mange unødvendige feil.

Du vil være en trussel mot produktivitet.

Selv det mest produktive sinn trenger tid til å lade opp.

I Daily Rituals: How Artists Work beskrev den briljante tenkeren og skribenten Maya Angelou å sette av en bestemt blokkering av tid til å skrive hver dag. Etter det la hun arbeid til side for å glede seg over "en utseende av et normalt liv" med familien til neste dag.

“Jeg prøver å komme dit rundt syv, og jobber til klokka 2 på ettermiddagen.
Hvis arbeidet går dårlig, blir jeg til 12:30.
Hvis det går bra, vil jeg holde meg så lenge det går bra. Det er ensomt, og det er fantastisk. ”

Men hvile er ikke bare for forfattere eller andre "kreative typer."

Milliardærens grunnlegger av Virgin Group Richard Branson reiser seg tidlig for å trene og nyte tiden med familien.

Og Bill Gates, som er ansett for å være en av de rikeste menneskene i live, gir tid til å lese i gjennomsnitt en bok hver eneste uke.

”Likevel er det å lese bøker min favoritt måte å lære om et nytt emne på. Jeg har lest om en bok i gjennomsnitt i uken siden jeg var liten. Selv når timeplanen min er ute av kontroll, bruker jeg mye tid til lesing. ”

Etter en hel måned, uke eller til og med dag med virkelig konsentrert arbeid uten noen gjenopprettende hvile; det er vanskelig å komme med nye ideer.

Hvis du er i stand til å tvinge ut en idé, vil den sannsynligvis være full av feil. Feil du er mindre rustet til å oppdage eller korrigere med din trette og overarbeidede hjerne.

Jeg har sett mange briljante sinn i tidsknørte situasjoner med høyt stress, og kommer med altfor kompliserte resultater forkledd som løsninger. Det er fordi, som Steve Jobs brakte til den offentlige bevissthet, enkelhet ofte er vanskeligere å oppnå enn kompleksitet.

"Enkelt kan være vanskeligere enn komplekst: Du må jobbe hardt for å få tankene dine rene for å gjøre det enkelt."

Enkelhet krever mye smart og hard tenking.

Smart og hard tenking er noe et fratatt sind ikke kan gjøre.

Restorativ hvile er ikke lett.

Det ville være lett å la hodet og kroppen min bli myk mens jeg ser på TV hver kveld etter jobb.

Det krever disiplin for å motstå den tankeløse e-postkontrollen og Slack-meldinger som ubevisst kan spise opp timer av nedetiden din og holde tankene avviklet.

Derfor har jeg dyrket enkle vaner som gjør at “arbeids” -delen av tankene mine kan ta en pause mens “lek” -delen kommer ut til, vel, lek.

Jeg trener på treningsstudioet, jeg leser bøker for å få et nytt perspektiv, jeg kommer utenfor med min kone og små barn.

Fremfor alt forlater jeg jobb på jobb.

Men når det er på tide å jobbe igjen, opplever jeg alltid at en helg, en ferie eller til og med bare en kveldskveld har fått meg til å se frem til dagen fremover.

Tiden borte fra jobben renser sinnet. Det lar deg bruke tid på å innta de andre tingene som gjør deg til et godt avrundet individ.

I stedet for å tenke på hvile som en luksus, tenker jeg på det som en nødvendighet å forbli nyskapende i et meget konkurransedyktig programvaremarked.

Jobber for å leve, ikke lever for å jobbe.

Det kan sjokkere deg å lese en grunnlegger av oppstarten som sier dette, men arbeid er ikke alt.

Hvis du kommer til å komme hvor som helst i nærheten av å leve et lykkelig, oppfylt og balansert liv - må du forstå at arbeid bare skal ta en brøkdel av oppmerksomheten din.

Jeg elsker familien min. Jeg elsker mine venner. Jeg elsker å være utenfor. Jeg elsker å lese om selvforbedringssystemer.

Å bruke tid til disse menneskene og ting gjenoppretter meg. Å samhandle med dem gir meg energi og inspirerer til kreativitet - selv når arbeidet er stressende. Spesielt når arbeidet er stressende.

Jeg har ikke tid til å kaste bort på tankeløse oppgaver som tapper produktiviteten min.

Jeg vil ikke se tilbake og beklage forhold som falt fra hverandre mens jeg tilbrakte 12 timer på kontoret og stirret på piksler.

På grunn av disse tre systemene jeg har laget for å maksimere produktiviteten gjennom gjenopprettende hvile, trenger jeg ikke å bekymre meg for det:

1. Implementere en syklisk tilnærming for å dra nytte av naturlige ebber og strømmer.

I kondisjonskretser kalles det "syklisk tankesett."

Bønder kjenner det som avlingsrotasjon.

På den bootstrapped-legenden Basecamp fullfører de “batches” med arbeid i seks ukers sykluser.

Ledere i hver bransje fra jordbruk til teknologi forstår at ressursene blir uttømt. De må ta konkrete tiltak for å fornye disse ressursene hvis de vil fortsette å være produktive.

Her på JotForm er det enten det jeg liker å kalle “crunch time”, eller så er det ikke det.

Uansett hva du gjør for å leve, vet du hva knalltiden er.

Det er den siste uken før klienten ser sitt nye hjem, og du har det som føles som tusen skap til å male.

Det er de siste dagene når du bøyer deg bakover for å avslutte et stort salg.

For oss er det noen uker før vi lanserer et fantastisk nytt produkt eller funksjon på nettstedet vårt.

Når knalltiden vår har lønnet seg og vårt harde arbeid er ute for at verden skal glede seg, tar vi en pause.

Ikke en fysisk utflukt over hele Europa (det er en historie for en annen gang), men en mental en.

Vi hopper inn i korte, avslappede prosjekter der vi kan utforske nye funksjoner, eller utvikle nye ferdigheter som var i beredskap til hovedprosjektet var fullført.

Vi tar oss også tid til å gjøre litt rengjøring som å knuse feil og sørge for at alle systemene våre fungerer som de skal.

Som bønder, planter vi gjenopprettende små tanker i hjernen vår før vi ber dem om å takle nok en stor arbeidsmengde.

Det er flere grunner til at vi har observert økt produktivitet når vi veksler mellom dypt, fokusert arbeid og gjenopprettende prosjekter:

  1. Vi kan være laserfokuserte på oppgaven, fordi vi ubevisst vet at en mental pause dukker opp.
  2. På baksiden lar vi oss ikke bli så hengende på tøffe spørsmål fordi vi vet at en flott løsning mest sannsynlig kommer til oss når vi ikke fokuserer på den.
  3. Vårt årlige store hårete mål virker mye mer overkommelig i tre ukers biter.
  4. Presset med begrenset tid gir oss et lite trykk for å fullføre så mye kvalitetsarbeid vi kan frem til den tiden vi har satt av til en mental pause.

Jeg innførte dette systemet med vekslende tungt og lett arbeid etter at jeg observerte “negativt arbeid” som foregikk i JotForm-teamet.

Etter at for mange timer fanget opp det samme tøffe problemet, begynte programmerere å merke at flere feil dukket opp i koden sin. For mange timer med å stirre på en skjerm hadde designere møtt med kjedelige og mindre enn vennlige arbeidsflyter.

Våre tapre innsats for å muskulere gjennom et problem, uansett hvor lang tid det tok, var tilbake.

Vi brukte dobbelt så lang tid på å fullføre den samme mengden jobb fordi tankeprosessen vår haltet og vi måtte fortsette å gå tilbake og gjøre ting igjen.

Måten hjernen din og organisasjonen vår fungerer på er ikke ulik en muskel.

Å jobbe den samme muskelen hver eneste dag uten hvile vil sannsynligvis føre til skade. Ikke bare vil det stoppe kondisjonens fremgang død i sporene, det kan til og med sende deg spiralende bakover når du tar deg fri fra trening for å komme deg.

Det vanlige på treningsstudioet ditt som kan sitte på mer enn 200 pund, gjør det ikke hver dag. Det tok dem måneder, om ikke år, med vekslende trening med hvile for å vokse musklene sine til der de er i dag.

Å ta en pause er ikke lat. Det er ikke et resultat av manglende utholdenhet. Det er faktisk motsatt.

Når du virkelig er fokusert på å oppnå et mål, er det lett å ofre din fornuft til en helt vår mot det. Slik skjer utbrenthet.

Det vanskelige er faktisk å ta seg tid til å lytte og svare på hjernen og kroppen din når de ber om noe gjenoppbyggende hvile.

Å stoppe med intensjon er en styrke, ikke en svakhet.

2. Ta en pause, ellers går du i stykker.

E-postmeldinger sendt klokka 15.00

Tilfeldige referanser til å ta vare på en oppgave i løpet av helgen.

Du kan tro at dette er ting jeg elsker å høre teamet mitt si. Det må bety at de er opptatt av jobbene sine. Det må vise at de elsker det de gjør.

Selv om begge tingene kan være sanne, kan det også bety at de er på kort vei til å brenne ut.

Det er ikke bare dårlig for dem personlig; det er dyrt for oss som selskap å starte helt fra bunnen av med å finne, intervjue, ombord og trene en ny ansatt til å fylle skoene sine.

Når dine ansatte kommer i en flyt, kan det noen ganger være vanskelig for dem å slå seg av. Og siden teamet vårt er distribuert over hele kloden, kan det være spesielt vanskelig når de vet at noen bare er en øyeblikkelig melding uansett klokka er.

Så sprøtt som det høres ut, er bærekraftige arbeidstider ikke bare noe jeg oppfordrer til - de er noe jeg noen ganger må håndheve på JotForm.

Når jeg ser tegn til at noen jobber utenfor det jeg kalte “sane” timer, minner jeg dem om å ta en pause. Problemet vil fremdeles være der i morgen, og løsningen vil bli enda bedre med et friskt sinn.

Som bærekraftig vekst, ble sunn og rimelig arbeidstid organisk en del av JotForms kjernekultur helt fra begynnelsen.

Dette systemet sikrer at vi er så fokuserte og produktive som mulig i timene vi bruker på jobb.

Når vi er mer produktive på jobb, føler vi oss ikke skyldige i å forlate jobben på kontoret når det er tid for pause for natten eller helgen.

Det fører til mer gjenopprettende driftsstans og friske, spente sinn mandag morgen.

3. Forsikre deg om at hvile er godt definert.

Ubegrenset PTO (personlig fri) er en vanlig fordel hos mange moderne teknologiselskaper. Ikke på JotForm.

Det er ikke fordi jeg tror at de ansatte ikke fortjener fri. Nå skal du vite hvor viktig jeg tror resten er for produktiviteten.

Det er fordi jeg har lært at avspenning, som kreativitet, er på sitt kraftigste når den er godt definert.

For noen mennesker forårsaker ubegrenset betalt avspaseringspolitikk stress når de prøver å navigere i politikken om hvor mye tid de “bør” ta av i forhold til sine jevnaldrende.

Dette merkes spesielt i mer fartsfylte miljøer; som stort sett inkluderer alle nystartede selskaper og de fleste teknologiselskaper.

Kickstarter fjernet berømt sin ubegrensede PTO-politikk da de la merke til ansatte som kjempet for å vurdere hvor mye tid det var passende.

"Det vi fant var at ved å stille bestemte parametere rundt antall dager, var det ingen spørsmål om hvor mye tid det var hensiktsmessig å ta fra jobb for å delta i personlige, kreative og familiære aktiviteter."

I 2014 avdekket en Glassdoor-undersøkelse at amerikanske ansatte bare tar halvparten av feriedagene. Det som er verre er at over halvparten av dem fortsatt jobber i løpet av de "fri" dagene.

Jeg vet ikke om deg, men jeg er villig til å satse at tallene bare har gått opp.

Hos JotForm legger vi et sunt press på ansatte om å bruke feriedagene hvert år.

Og fordi de er godt definert, tror vi det oppmuntrer dem til å bruke dagene til å hvile, lade opp og komme tilbake mer produktive enn noen gang.

Husk at utmattende all-nighter du trakk på universitetet; slår du bort på tastaturet ditt til det knapt sammenhengende forskningsoppgaven nådde minimumslengden? Det var ikke ditt beste arbeid, men det gikk.

Hva med den tiden du tilbrakte en 80-timers uke på kontoret med å pakke sammen et designprosjekt? Det var ikke ditt mest kreative design, men det var klart innen fristen.

Du jobbet hardt. Du jobbet lenge. Men hvor mye av det arbeidet vil du kalle produktivt?

Jeg er villig til å satse bare en liten prosentandel av det.

Jeg er villig til å satse på at du kunne ha gjort det bedre.

Ikke ved å utvikle nye ferdigheter. Ikke ved å jobbe enda mer. Men ved å jobbe mindre.

Restorative rest er ikke et alternativ, det er et krav for enhver person som ønsker å være mer produktiv i livet og i sin virksomhet.